Nhập Khẩu Máy In Công Nghiệp: Cẩm Nang Thủ Tục & QCVN 118

Tầm Quan Trọng Của Việc Nắm Vững Thủ Tục

Việt Nam hiện là trung tâm sản xuất và in ấn hàng đầu khu vực. Điều này khiến nhu cầu nhập khẩu máy in công nghiệp luôn ở mức cao kỷ lục. Tuy nhiên, việc đưa các thiết bị này về Việt Nam không bao giờ là một quy trình đơn giản. Nếu doanh nghiệp không nắm vững các quy định pháp luật và thủ tục hải quan phức tạp, rủi ro gặp phải là rất lớn. Các vấn đề thường gặp bao gồm bị giữ hàng tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho bãi đắt đỏ, thậm chí là bị xử phạt hành chính nghiêm trọng.

Với tư cách là chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực thủ tục nhập khẩu máy móc, chúng tôi đã xử lý hàng trăm lô hàng thành công. Chúng tôi hiểu rõ những thách thức và rào cản mà doanh nghiệp phải đối mặt.

Bài viết này được xây dựng như một cẩm nang chi tiết và toàn diện nhất, được cập nhật theo chuẩn mực SEO 2025. Nội dung sẽ giúp bạn:

Hiểu rõ các chính sách pháp luật hiện hành.
Xác định chính xác mã HS máy in công nghiệp để tính thuế tối ưu.
Hoàn thành các bước công bố hợp quy máy in theo quy chuẩn QCVN 118:2018/BTTTT.

Đặc biệt, chúng tôi sẽ nhấn mạnh các quy định nghiêm ngặt đối với máy in công nghiệp đã qua sử dụng, cung cấp kinh nghiệm thực tế để giúp bạn tránh mọi sai sót pháp lý, đảm bảo lô hàng thông quan thành công ngay từ lần đầu tiên. Hãy đọc kỹ để biến quy trình nhập khẩu phức tạp này thành một lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp bạn.

Tổng Quan: Điều Kiện & Chính Sách Nhập Khẩu Máy In Công Nghiệp

Trước khi tiến hành bất kỳ giao dịch mua bán nào, bạn cần xác định rõ ràng về mặt pháp lý lô hàng máy in công nghiệp của mình. Đây là bước nền tảng để tránh các vấn đề phát sinh về sau, đồng thời giúp bạn chuẩn bị chứng từ chính xác ngay từ đầu. Vậy chính sách hiện hành quy định về loại máy này như thế nào?

Phân loại máy in công nghiệp theo mục đích nhập khẩu

Việc phân loại máy in theo tình trạng sử dụng là điều bắt buộc vì nó quyết định toàn bộ quy trình và thủ tục hải quan mà bạn phải tuân thủ. Chính phủ Việt Nam có những quy định rất rõ ràng, đặc biệt là đối với các thiết bị đã qua sử dụng, nhằm mục đích bảo vệ môi trường và quản lý chất lượng.

Máy in mới 100% (Không thuộc diện cấm nhập khẩu)

Máy in công nghiệp mới 100% thường là loại thiết bị được khuyến khích nhập khẩu. Chúng không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn có thể thông quan dễ dàng.

Về cơ bản, máy in mới chỉ cần giấy tờ thông thường như Hợp đồng (Contract), Hóa đơn (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và Vận đơn (Bill of Lading).
Vấn đề nằm ở đâu? Dù là máy mới, chúng vẫn cần tuân thủ các quy định về Kiểm tra chuyên ngành và Công bố Hợp quy theo các Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về tần số vô tuyến điện nếu máy có khả năng phát hoặc thu sóng (ví dụ: có kết nối Wi-Fi, Bluetooth). Vì vậy, bạn cần chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật đầy đủ để chứng minh sự tuân thủ.

Máy in đã qua sử dụng (Điều kiện nghiêm ngặt theo Thông tư 23/2015/TT-BTTTT)

Đây là loại máy in gây nhiều rắc rối pháp lý và thủ tục nhất. Bộ Thông tin và Truyền thông (BTTTT) đã ban hành các quy định rất chặt chẽ để hạn chế nhập khẩu máy in công nghiệp đã qua sử dụng, nhằm ngăn chặn việc nhập thiết bị lạc hậu, gây ô nhiễm.

Quy định cốt lõi nằm ở Thông tư 23/2015/TT-BTTTT và các sửa đổi bổ sung. Thông tư này quy định tuổi đời của máy không được quá 10 năm tính từ năm sản xuất đến năm nhập khẩu.
Điều kiện bổ sung: Máy phải được sản xuất theo tiêu chuẩn của nước G7 hoặc Hàn Quốc, đồng thời đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, tiết kiệm năng lượng, và bảo vệ môi trường của Việt Nam. Để chứng minh điều này, doanh nghiệp bắt buộc phải có Giấy chứng nhận giám định về tuổi thọ và chất lượng còn lại của máy từ một tổ chức giám định được cấp phép. Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp tự làm thường bỏ sót.

Các văn bản pháp luật cần tuân thủ

Khi thực hiện nhập khẩu máy in công nghiệp, doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp lý liên quan để đảm bảo tuân thủ đầy đủ. Những văn bản này quy định tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình kiểm tra, và các yêu cầu hành chính liên quan đến thủ tục nhập khẩu. Việc tuân thủ không chỉ giúp được cấp phép nhanh mà còn giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hay bị từ chối thông quan.

Các văn bản quan trọng có thể bao gồm Nghị định, Thông tư và Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) áp dụng cho máy in công nghiệp và các thiết bị liên quan. Mỗi văn bản có phạm vi áp dụng riêng và có thể yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo mẫu quy định, chứng nhận và kết quả kiểm tra từ đơn vị giám định được công nhận. Việc nắm bắt đúng văn bản giúp đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo tuân thủ đầy đủ khi nhập khẩu máy in.

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, bạn nên xác định rõ quy trình đăng ký và cơ quan có thẩm quyền liên quan. Thông thường, các yêu cầu pháp luật xoay quanh các điểm như kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy máy in và đăng ký kiểm tra chuyên ngành cho máy đã qua sử dụng hoặc mới. Lưu ý rằng quy định có thể thay đổi theo thời điểm, do đó nên tham khảo cập nhật từ các nguồn thông tin chính thức trước khi triển khai.

Chèn CTA: Đăng ký tư vấn miễn phí để thẩm định lô hàng cũ trước khi mua.

Thông tư, Nghị định về Quản lý máy móc thiết bị (BTTTT, Hải quan)

Các văn bản pháp luật chi phối trực tiếp thủ tục nhập khẩu máy in công nghiệp bao gồm:

Thông tư 23/2015/TT-BTTTT (và các văn bản thay thế, sửa đổi nếu có): Quy định về danh mục máy in đã qua sử dụng cấm hoặc được phép nhập khẩu kèm điều kiện.
Nghị định 187/2013/NĐ-CP (Chi tiết thi hành Luật Thương mại): Quy định chung về hoạt động nhập khẩu hàng hóa.
Thông tư 38/2015/TT-BTC (và các sửa đổi): Hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Chúng tôi khuyến nghị bạn internal link đến một bài viết chi tiết hơn về [Luật Hải quan và trách nhiệm của người khai hải quan].

Quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia (QCVN) áp dụng

Một yêu cầu kỹ thuật tối quan trọng là việc Công bố Hợp quy. Máy in công nghiệp, đặc biệt là các loại máy có khả năng phát sóng vô tuyến (Wi-Fi, Bluetooth) hoặc sử dụng các công nghệ điện tử phức tạp, phải tuân thủ các QCVN của Bộ BTTTT.

QCVN 118:2018/BTTTT: Đây là Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về tương thích điện từ đối với thiết bị in (EMC). Quy chuẩn này yêu cầu máy in phải được kiểm tra và chứng nhận đạt các tiêu chuẩn về nhiễu điện từ và miễn nhiễm điện từ trước khi được lưu thông trên thị trường Việt Nam.
Lưu ý: Việc làm hồ sơ công bố hợp quy máy in là bước bắt buộc và thường mất thời gian. Doanh nghiệp cần tiến hành song song với các thủ tục hải quan khác để tối ưu hóa thời gian thông quan.

Mã HS và Thuế: Yếu Tố Quyết Định Chi Phí Nhập Khẩu

Sau khi đã nắm vững các điều kiện pháp lý cơ bản, việc tính toán chi phí chính là bước tiếp theo mang tính quyết định đến hiệu quả kinh tế của lô hàng. Trong toàn bộ quy trình nhập khẩu máy in công nghiệp, việc xác định chính xác mã HS máy in công nghiệp không chỉ là yêu cầu bắt buộc để tuân thủ pháp luật, mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp tối ưu hóa thuế và tránh mọi rủi ro bị truy thu về sau.

Thực tế cho thấy, một sai sót nhỏ trong phân loại hàng hóa có thể dẫn đến việc áp sai thuế suất, làm đội chi phí đầu vào lên đáng kể và gây chậm trễ nghiêm trọng tại cửa khẩu.

Phần này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tra cứu mã HS chính xác, phân tích các loại thuế suất áp dụng, và đưa ra công thức tính toán tổng chi phí nhập khẩu (Landing Cost). Mục tiêu là giúp bạn có một cái nhìn tài chính toàn diện và kiểm soát chặt chẽ các yếu tố chi phí khi tiến hành thủ tục nhập khẩu máy in công nghiệp.

Hướng dẫn xác định Mã HS chính xác cho máy in công nghiệp

Mã HS (Harmonized System Code) là mã số phân loại hàng hóa quốc tế. Để xác định mã HS cho máy in công nghiệp, bạn cần dựa vào chức năng, nguyên lý hoạt động, và công nghệ in chính của thiết bị.

Mã HS chung và các mã phân nhánh phổ biến

Máy in công nghiệp thường được phân loại trong Chương 84 (Lò phản ứng hạt nhân, nồi hơi, máy và thiết bị cơ khí; các bộ phận của chúng) và chủ yếu thuộc Nhóm 84.43 (Máy in, máy copy và máy fax).

Mã HS (4 chữ số)	Mô tả chung	Phân nhánh (6-8 chữ số)	Công nghệ/Tính năng
84.43	Máy in phun, in laser, in nhiệt…	8443.32.10	Máy in phun, kết nối mạng
		8443.32.20	Máy in laser, kết nối mạng
		8443.39	Máy in khác (Flexo, Offset, v.v.)

Lưu ý về rủi ro khi áp sai mã HS và cách khắc phục

Rủi ro lớn nhất khi áp sai mã HS máy in công nghiệp là bị Cơ quan Hải quan ấn định thuế và truy thu thuế, kèm theo tiền phạt chậm nộp.

Rủi ro: Khi bạn áp Mã HS có thuế suất thấp hơn mã chính xác, lô hàng có thể bị giữ lại tại cảng để kiểm tra, dẫn đến chi phí lưu cont/lưu bãi tăng vọt.
Khắc phục (E-E-A-T):
- Tra cứu chính thức: Sử dụng chức năng Tra cứu Mã số HS trên Cổng thông tin Hải quan hoặc tham khảo các Án lệ Phân loại của Tổng cục Hải quan.
- Xin xác định trước Mã số HS: Đối với các dòng máy in mới hoặc phức tạp, bạn nên nộp hồ sơ xin xác định trước Mã số HS tại Tổng cục Hải quan trước khi nhập hàng về. Điều này giúp bạn có cơ sở pháp lý vững chắc nhất, tránh rủi ro khi thông quan.

Biểu thuế áp dụng khi nhập khẩu máy in

Sau khi xác định được mã HS chính xác, bạn cần nắm rõ biểu thuế suất để tính toán chi phí đầu vào. Thuế nhập khẩu (NK) đối với máy in công nghiệp bao gồm Thuế NK và Thuế GTGT (VAT).

Thuế Nhập khẩu Ưu đãi và CPTX (C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ)

Thuế suất Thuế Nhập khẩu Ưu đãi (MFN) là mức thuế cơ sở áp dụng cho hàng hóa đến từ các nước có quan hệ tối huệ quốc với Việt Nam (ví dụ: Trung Quốc, Hàn Quốc, các nước ASEAN, EU).

Tối ưu hóa chi phí: Để được hưởng mức thuế suất ưu đãi đặc biệt (CPTX), bạn cần có Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ, phù hợp với các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) mà Việt Nam là thành viên (ví dụ: ACFTA, VKFTA, EVFTA, CPTPP).
- Ví dụ thực tế: Nếu bạn nhập khẩu từ Hàn Quốc, C/O form AK/KV sẽ giúp bạn hưởng mức thuế 0% hoặc rất thấp, thấp hơn nhiều so với thuế suất MFN thông thường.
Lưu ý: C/O phải được nộp đúng thời hạn (thường là tại thời điểm nộp tờ khai hải quan) và phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu.

Thuế Giá trị gia tăng (VAT) và các trường hợp được miễn/giảm

Thuế VAT: Máy in công nghiệp thông thường áp dụng mức VAT 10%.
Trường hợp miễn/giảm: Một số loại máy in chuyên dụng phục vụ nông nghiệp hoặc khoa học công nghệ có thể được xem xét miễn thuế VAT hoặc áp dụng mức thuế ưu đãi. Tuy nhiên, các dòng máy in công nghiệp phổ thông (in quảng cáo, bao bì, Flexo…) thường áp dụng VAT 10% mà không có miễn giảm đặc biệt.

Công thức tính toán tổng chi phí lô hàng

Để xác định tổng chi phí thực tế cho lô hàng nhập khẩu máy in công nghiệp (Landing Cost), bạn cần áp dụng công thức sau. Việc này giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và định giá sản phẩm cuối cùng

Tổng Chi Phí= (Giá FOB + Phí Vận Chuyển Quốc Tế + Bảo Hiểm) + Thuế NK +Thuế VAT + Phí Khác

Trong đó:

Trị giá tính thuế NK: Trị giá CIF (Giá FOB + Cước Vận tải + Bảo hiểm).
Thuế NK = Trị giá tính thuế NK x Thuế suất NK
Trị giá tính thuế VAT = Trị giá CIF + Thuế NK
Thuế VAT = Trị giá tính thuế VAT x 10%
Phí Khác: Bao gồm Phí làm C/O, Phí kiểm tra chuyên ngành, Phí công bố hợp quy, Phí dịch vụ hải quan, Phí vận chuyển nội địa, v.v.

Tối ưu hóa chi phí nhập khẩu là một nghệ thuật. Để nhận được bảng tính chi phí chi tiết và chính xác nhất cho dòng máy in bạn đang quan tâm (bao gồm cả phân tích CPTX và chi phí kiểm tra chuyên ngành):

📞 LIÊN HỆ NGAY ĐỂ NHẬN BẢNG TÍNH CHI PHÍ NHẬP KHẨU CHI TIẾT

Checklist 6 Bước Nhập Khẩu Thành Công

Checklist 6 Bước Nhập Khẩu Máy In Công Nghiệp Thành Công

Bạn đã hoàn thành việc xác định mã HS và nắm vững các quy định pháp lý. Bây giờ là lúc chuyển sang hành động. Thủ tục nhập khẩu máy in công nghiệp cần một lộ trình thực thi rõ ràng, từng bước. Bất kỳ sự thiếu sót nào cũng có thể khiến lô hàng của bạn bị mắc kẹt.

Phần này cung cấp Checklist 6 Bước chi tiết, là kim chỉ nam giúp bạn tự tin triển khai toàn bộ quy trình. Đây là quy trình chuẩn đã được chúng tôi áp dụng thành công trên nhiều lô hàng, từ khâu chuẩn bị chứng từ, xử lý công bố hợp quy máy in, đến hoàn tất kiểm tra chuyên ngành. Hãy tuân thủ nghiêm ngặt từng bước trong Checklist này để đảm bảo việc thông quan lô hàng nhập khẩu máy in công nghiệp của bạn diễn ra nhanh chóng, hợp pháp và hiệu quả nhất.

Bước 1: Chuẩn bị Chứng từ cơ bản (Contract, Invoice, Packing List, C/O)

Việc chuẩn bị chứng từ chính xác ngay từ đầu là yếu tố quyết định tốc độ thông quan. Thiếu sót hoặc sai lệch thông tin trên các chứng từ này sẽ dẫn đến việc tờ khai bị từ chối hoặc phải sửa đổi, gây chậm trễ nghiêm trọng.

Hợp đồng (Contract/P.O): Xác định rõ điều kiện giao hàng (Incoterms), tên, số lượng, và giá trị máy.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Cơ sở để tính thuế, cần kê khai chi tiết model, series máy, và giá trị.
Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết số lượng kiện, trọng lượng, kích thước (rất quan trọng cho việc sắp xếp vận tải).
Vận đơn (B/L hoặc AWB): Chứng từ vận tải xác nhận hàng hóa đã được gửi đi.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Bắt buộc nếu muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt (CPTX).

Bước 2: Đăng ký Kiểm tra Chuyên ngành (Đối với máy cũ)

Nếu lô hàng của bạn là máy in công nghiệp đã qua sử dụng, bạn phải thực hiện bước kiểm tra chuyên ngành theo Thông tư 23/2015/TT-BTTTT (hoặc văn bản thay thế).

Hồ sơ: Nộp đơn đăng ký kiểm tra, kèm theo ảnh chụp thực tế máy, tài liệu kỹ thuật, và các giấy tờ chứng minh tuổi đời, tình trạng của máy.
Thực hiện: Đơn vị giám định được cấp phép sẽ tiến hành kiểm tra tại cảng hoặc kho bãi theo yêu cầu. Họ sẽ cấp Giấy chứng nhận giám định xác nhận máy đủ điều kiện về tuổi thọ (không quá 10 năm) và chất lượng còn lại theo quy định.

Bước 3: Đăng ký Công bố Hợp Quy (QCVN 118:2018/BTTTT)

Đối với máy in công nghiệp có tính năng phát/thu sóng vô tuyến hoặc các tính năng điện tử phức tạp, việc công bố hợp quy máy in là bắt buộc để đảm bảo an toàn kỹ thuật và tương thích điện từ.

Hồ sơ và thủ tục đăng ký tại cơ quan chuyên ngành

Quy trình này thường được thực hiện tại các cơ quan quản lý chuyên ngành như Cục Viễn thông (Bộ BTTTT) hoặc các tổ chức thử nghiệm được chỉ định.

Hồ sơ: Bao gồm Đơn đăng ký công bố hợp quy, tài liệu kỹ thuật của máy (Technical Specs), kết quả thử nghiệm (Test Report) từ phòng thí nghiệm được công nhận.
Thủ tục:
1. Đưa mẫu máy đi thử nghiệm tại phòng Lab.
2. Nộp hồ sơ công bố hợp quy qua Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc trực tiếp tại cơ quan quản lý.
3. Chờ kết quả ra quyết định chấp thuận công bố hợp quy.

Các chỉ tiêu kỹ thuật cần đạt theo QCVN

QCVN 118:2018/BTTTT quy định các yêu cầu về Tương thích Điện từ (EMC), bao gồm:

Phát xạ Nhiễu (Emission): Máy in không được phát ra mức nhiễu điện từ quá cao, ảnh hưởng đến các thiết bị khác.
Miễn Nhiễm (Immunity): Máy phải có khả năng chịu đựng được các nhiễu điện từ bên ngoài mà vẫn hoạt động bình thường.

Bạn cần đảm bảo nhà cung cấp nước ngoài cung cấp đầy đủ chứng chỉ CE/FCC hoặc các báo cáo thử nghiệm tương đương để phục vụ cho việc công bố hợp quy trong nước.

Bước 4: Khai báo và Truyền Tờ khai Hải quan điện tử (VNACCS)

Khi hàng đến cảng, bạn hoặc đại lý hải quan sẽ tiến hành khai báo điện tử.

Thực hiện: Sử dụng phần mềm khai báo hải quan (như ECUS5) để nhập thông tin chi tiết lô hàng (theo chứng từ ở Bước 1) và Mã HS đã xác định.
Truyền tờ khai: Hệ thống VNACCS/VCIS sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của tờ khai. Sau khi khai báo thành công, hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai.

Bước 5: Phân luồng, Nộp thuế, và Trình chứng từ (Xử lý các loại luồng Xanh, Vàng, Đỏ)

Tờ khai sẽ được phân thành ba luồng dựa trên mức độ rủi ro:

Luồng Xanh (Green): Miễn kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp nộp thuế và tiến hành thông quan.
Luồng Vàng (Yellow): Kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy (kiểm tra chứng từ, C/O, C/Q).
Luồng Đỏ (Red): Kiểm tra chi tiết cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa (tỷ lệ kiểm tra thường là 5% hoặc 10% lô hàng). Luồng Đỏ thường áp dụng cho máy cũ hoặc các lô hàng có dấu hiệu nghi vấn.
Nộp thuế: Sau khi tờ khai được chấp nhận (hoặc kiểm tra xong), bạn nộp thuế Thuế Nhập khẩu và VAT theo thông báo của Hải quan.

Bước 6: Mang hàng về Kho và Lấy Kết quả Kiểm tra

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và nộp thuế, lô hàng sẽ được phép thông quan:

Thông quan: Hải quan xác nhận tờ khai đã hoàn thành thủ tục.
Vận chuyển: Bạn tiến hành làm thủ tục giao nhận tại cảng, đưa máy in công nghiệp về kho bãi của mình.
Hoàn tất pháp lý: Trong vòng thời gian quy định, bạn phải nộp Kết quả kiểm tra chuyên ngành (đối với máy cũ) và Giấy chứng nhận Công bố Hợp quy (đối với máy in có yêu cầu QCVN) cho Hải quan để hoàn tất hồ sơ và tránh bị phạt.

Nhập Khẩu Máy In Công Nghiệp Đã Qua Sử Dụng: Vấn Đề Và Giải Pháp

Việc nhập khẩu máy in công nghiệp đã qua sử dụng giúp tiết kiệm chi phí, nhưng rủi ro pháp lý lại rất cao. Chính phủ Việt Nam có quy định nghiêm ngặt tại Thông tư 23/2015/TT-BTTTT về tuổi thọ (không quá 10 năm) và chất lượng máy cũ. Nếu không tuân thủ, lô hàng dễ bị phạt hoặc buộc tái xuất. Phần này sẽ đi sâu vào các khác biệt cốt lõi trong thủ tục, đồng thời chỉ ra các rủi ro lớn nhất và kinh nghiệm phòng tránh, giúp bạn đưa ra quyết định mua sắm sáng suốt nhất.

Sự khác biệt cốt lõi về thủ tục (Thông tư 23/2015/TT-BTTTT)

Khác biệt lớn nhất giữa nhập khẩu máy mới và nhập khẩu máy in công nghiệp đã qua sử dụng nằm ở việc tuân thủ các quy định tại Thông tư 23/2015/TT-BTTTT của Bộ Khoa học và Công nghệ (BTTTT đã được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản khác liên quan đến quản lý máy móc). Sự khác biệt này đòi hỏi hồ sơ và quy trình đặc biệt.

Yêu cầu về tuổi thọ (không quá 10 năm) và chất lượng còn lại

Yêu cầu nghiêm ngặt nhất là về tuổi thọ và chất lượng còn lại của thiết bị:

Tuổi thọ: Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng (bao gồm máy in công nghiệp) phải có tuổi đời không quá 10 năm, tính từ năm sản xuất đến năm nhập khẩu. Đây là rào cản kỹ thuật đầu tiên và dễ bị vi phạm nhất.
Chất lượng còn lại: Máy in công nghiệp cũ phải được sản xuất theo tiêu chuẩn của các nước G7 (Hoa Kỳ, Nhật Bản, Đức, Canada, Anh, Pháp, Ý) hoặc Hàn Quốc, đồng thời phải đảm bảo về an toàn, năng lượng và môi trường theo quy định hiện hành của Việt Nam. Chất lượng còn lại phải được đánh giá đủ điều kiện.

Hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng tại đơn vị giám định

Để chứng minh máy in đáp ứng các điều kiện trên, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ xin kiểm tra và giám định chất lượng.

Đơn vị thực hiện: Việc giám định phải được thực hiện bởi các tổ chức giám định được cấp phép (theo Nghị định 107/2016/NĐ-CP).
Thành phần hồ sơ chính:
- Đơn đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng (theo mẫu).
- Hợp đồng mua bán, Hóa đơn thương mại, Vận đơn.
- Giấy tờ chứng minh năm sản xuất (ví dụ: catalogue, tài liệu kỹ thuật, ảnh chụp thực tế có số series).
- Giấy chứng nhận giám định (được cấp sau khi giám định tại cảng/kho).

Lưu ý: Nếu không có Giấy chứng nhận giám định xác nhận máy đủ điều kiện, Hải quan sẽ từ chối thông quan lô hàng.

Rủi ro lớn nhất và cách phòng tránh

Rủi ro khi nhập khẩu máy cũ là rất cao và có thể dẫn đến hậu quả tài chính nghiêm trọng, thậm chí là buộc tái xuất (xuất trả lại nước ngoài).

Rủi ro về tuổi thọ máy không đáp ứng quy định

Nhiều doanh nghiệp mua bán máy cũ dựa trên lời cam kết của nhà cung cấp mà không kiểm tra kỹ lưỡng giấy tờ gốc. Nếu máy đã vượt quá tuổi thọ 10 năm, dù máy vẫn hoạt động tốt, cơ quan giám định sẽ từ chối cấp chứng nhận.

Hậu quả: Hàng bị từ chối thông quan. Doanh nghiệp sẽ phải chịu chi phí lưu kho bãi, chi phí tái xuất, và mất hoàn toàn giá trị đầu tư ban đầu.
Giải pháp phòng tránh (Kinh nghiệm thực tế): Yêu cầu nhà cung cấp gửi ảnh chụp plate (tem) gốc của máy, hiển thị rõ năm sản xuất (Manufacturing Year) và số series (Serial Number) trước khi đặt cọc. Hãy đối chiếu thông tin này với hồ sơ kỹ thuật.

Rủi ro về kiểm tra chuyên ngành thất bại

Ngay cả khi máy đạt yêu cầu về tuổi thọ, máy vẫn có thể trượt kiểm tra về chất lượng hoặc các chỉ tiêu an toàn kỹ thuật khác (bao gồm cả QCVN 118:2018/BTTTT nếu có áp dụng).

Hậu quả: Bị phạt hành chính và yêu cầu khắc phục (nếu có thể) hoặc tái xuất.
Giải pháp phòng tránh: Trước khi mua, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ lịch sử bảo trì, sửa chữa và các báo cáo thử nghiệm (Test Reports) gần nhất của máy. Nếu máy có giá trị lớn, nên thuê chuyên gia kỹ thuật sang nước ngoài thẩm định máy (Pre-shipment Inspection) trước khi giao hàng.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN THẨM ĐỊNH LÔ HÀNG CŨ MIỄN PHÍ!

Để loại bỏ rủi ro khi quyết định nhập khẩu máy in công nghiệp đã qua sử dụng, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ thẩm định tính pháp lý (kiểm tra tuổi thọ, mã HS sơ bộ) và tư vấn các bước giám định chuyên ngành trước khi bạn ký kết hợp đồng.

Đừng để lô hàng tiền tỷ bị kẹt tại cảng vì một sai sót nhỏ.

Giải Pháp Tối Ưu: Tự Nhập Khẩu hay Ủy Thác Nhập Khẩu?

Bạn đã nắm được các bước và rủi ro khi nhập khẩu máy in công nghiệp. Lúc này, một quyết định chiến lược là cần thiết:

Tự thực hiện hay ủy thác cho chuyên gia làm thủ tục nhập khẩu máy in công nghiệp?
Lựa chọn này sẽ quyết định ba yếu tố chính: tốc độ thông quan, chi phí cuối cùng, và mức độ rủi ro pháp lý.

Phần này sẽ giúp bạn giải quyết câu hỏi đó. Chúng tôi sẽ so sánh chi tiết ưu điểm, nhược điểm của cả hai phương án. Bạn sẽ có cơ sở để đánh giá năng lực nội bộ và tính chất lô hàng, từ đó chọn ra giải pháp tối ưu và an toàn nhất cho doanh nghiệp của mình.

So sánh chi tiết: Ưu điểm & Nhược điểm của 2 phương án

Dưới đây là bảng so sánh trực quan giúp bạn đánh giá ưu và nhược điểm của từng phương án:

Tiêu Chí	Tự Nhập Khẩu	Ủy Thác Nhập Khẩu (Thuê ngoài)
Ưu điểm	Kiểm soát tuyệt đối mọi quy trình; Tiết kiệm chi phí dịch vụ.	Nhanh chóng, chuyên nghiệp; Giảm thiểu rủi ro pháp lý; Không cần đầu tư đội ngũ.
Nhược điểm	Dễ phát sinh sai sót/phạt nếu thiếu kinh nghiệm; Tốn thời gian nghiên cứu luật, QCVN; Rủi ro mắc kẹt hàng cao.	Phát sinh chi phí dịch vụ (phí ủy thác); Giảm tính chủ động trong một số khâu.
Trách nhiệm pháp lý	Hoàn toàn thuộc về công ty nhập khẩu.	Chuyển giao phần lớn rủi ro về thủ tục và pháp lý cho đơn vị ủy thác.
Phù hợp với	Doanh nghiệp lớn, có bộ phận XNK chuyên trách, nhập hàng thường xuyên.	Doanh nghiệp nhỏ/vừa, lô hàng đầu tiên, máy cũ, cần tốc độ.

Khi nào bạn nên tự làm và khi nào nên thuê ngoài

Việc lựa chọn phương án nên dựa trên năng lực nội tại và tính chất của lô hàng nhập khẩu máy in công nghiệp:

Nên Tự Nhập Khẩu khi:
- Công ty bạn là công ty lớn, đã có kinh nghiệm xử lý ít nhất 5 lô hàng máy móc phức tạp trở lên.
- Máy in là máy mới 100%, quy trình đơn giản, ít yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.
- Bạn có đủ thời gian và nhân lực để theo dõi sát sao, đối phó với rủi ro phát sinh (luồng đỏ, kiểm tra chuyên ngành).
Nên Thuê Ngoài (Ủy Thác Nhập Khẩu) khi:
- Đây là lô hàng đầu tiên của công ty bạn.
- Máy in là máy cũ, cần làm thủ tục giám định phức tạp (để tránh rủi ro cao ở H2 4).
- Lô hàng cần thông quan gấp (cần tốc độ cao).
- Bạn không nắm rõ các văn bản pháp luật đặc thù như QCVN 118:2018/BTTTT hay các quy định về máy móc đã qua sử dụng.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị Dịch vụ Ủy thác uy tín

Việc ủy thác chỉ thành công nếu bạn chọn đúng đối tác. Đừng chỉ nhìn vào giá cả. Hãy tìm kiếm kinh nghiệm và năng lực chuyên môn (E-E-A-T) của họ.

Kinh nghiệm xử lý các lô hàng máy in công nghiệp tương tự

Đơn vị ủy thác phải có Hồ sơ năng lực (Case Study) rõ ràng về việc đã từng xử lý thành công máy in công nghiệp (in Flexo, in Offset, in kỹ thuật số khổ lớn).

Yêu cầu bằng chứng: Họ có kinh nghiệm xử lý máy móc thuộc Chương 84 không? Họ đã từng xử lý luồng đỏ, hàng cũ, hoặc các vấn đề về giám định chất lượng chưa? Kinh nghiệm trực tiếp với dòng máy in bạn nhập sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn 90%.

Khả năng xử lý các vấn đề pháp lý phức tạp (QCVN, Thông tư)

Một công ty ủy thác uy tín phải am hiểu sâu về các quy định chuyên ngành, không chỉ là thủ tục hải quan thông thường.

Năng lực cốt lõi: Đơn vị đó phải có mối quan hệ và kinh nghiệm làm việc với các cơ quan quản lý chuyên ngành (Bộ BTTTT, cơ quan giám định) để xử lý các giấy tờ phức tạp như Đăng ký Công bố Hợp quy theo QCVN hoặc hồ sơ Thông tư 23 cho máy cũ. Khả năng giải quyết các vấn đề pháp lý phức tạp chính là giá trị cốt lõi mà dịch vụ ủy thác mang lại.

DỊCH VỤ ỦY THÁC NHẬP KHẨU TRỌN GÓI: Giải Pháp An Toàn

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu để nhập khẩu máy in công nghiệp mà không muốn đối mặt với các rào cản pháp lý phức tạp hay những chi phí phát sinh ngoài dự kiến, hãy giao phó toàn bộ quy trình cho đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.

Chúng tôi cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối:

Thông quan đúng hạn: Chúng tôi sử dụng kinh nghiệm thực chiến để xử lý nhanh chóng mọi thủ tục, đảm bảo lô hàng của bạn không bị mắc kẹt tại cảng.
Xử lý trọn gói A-Z: Dịch vụ bao gồm toàn bộ quá trình, từ việc xác định chính xác Mã HS máy in công nghiệp, xử lý Công bố Hợp quy (QCVN 118), đến các thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa, giao hàng tận kho.
Kiểm soát rủi ro: Chúng tôi chịu trách nhiệm pháp lý đối với các sai sót thủ tục, đặc biệt là với máy in công nghiệp đã qua sử dụng, giúp bạn loại bỏ hoàn toàn rủi ro bị phạt hoặc buộc tái xuất.

Đừng để sự phức tạp của thủ tục cản trở hoạt động kinh doanh của bạn.

📞 LIÊN HỆ NGAY để nhận Báo giá Dịch vụ Ủy thác trọn gói, cam kết thông quan đúng hạn và an toàn!

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Nhập Khẩu Máy In Công Nghiệp.

1. Máy in công nghiệp cũ bao nhiêu năm tuổi thì không được nhập khẩu vào Việt Nam?

Trả lời: Theo quy định tại Thông tư 23/2015/TT-BTTTT, máy móc, thiết bị đã qua sử dụng (bao gồm máy in công nghiệp cũ) chỉ được phép nhập khẩu nếu có tuổi đời không quá 10 năm, tính từ năm sản xuất đến năm nhập khẩu. Nếu máy vượt quá 10 năm, Hải quan sẽ từ chối thông quan và doanh nghiệp có nguy cơ bị buộc tái xuất. Do đó, việc xác minh năm sản xuất (Manufacturing Year) trước khi mua là bước bắt buộc.

2. Mã HS máy in công nghiệp thường nằm trong nhóm nào và mức thuế VAT là bao nhiêu?

Trả lời: Mã HS máy in công nghiệp phổ biến nhất nằm trong Chương 84, cụ thể là Nhóm 84.43 (Máy in, máy copy…). Thuế suất Thuế Nhập khẩu ưu đãi có thể dao động tùy theo mã HS chi tiết, nhưng Thuế Giá trị gia tăng (VAT) áp dụng cho hầu hết các loại máy in công nghiệp là 10%. Doanh nghiệp nên tìm kiếm C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ) để hưởng ưu đãi thuế suất nhập khẩu (CPTX) thấp hơn.

3. Công bố hợp quy máy in (QCVN 118:2018/BTTTT) áp dụng cho loại máy nào?

Trả lời: Yêu cầu công bố hợp quy máy in (theo QCVN 118:2018/BTTTT) áp dụng cho các thiết bị in có khả năng phát xạ và thu sóng điện từ, điển hình là các loại máy in công nghiệp có tích hợp kết nối mạng không dây (Wi-Fi, Bluetooth) hoặc sử dụng công nghệ điện tử phức tạp. Bạn cần nộp hồ sơ thử nghiệm và đăng ký công bố tại cơ quan chuyên ngành thuộc Bộ BTTTT để được cấp Giấy chứng nhận trước khi thông quan.

4. Lô hàng nhập khẩu máy in công nghiệp bị rơi vào Luồng Đỏ thì phải làm gì?

Trả lời: Khi tờ khai nhập khẩu máy in công nghiệp rơi vào Luồng Đỏ, điều đó có nghĩa là Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ gốc, mở cont để kiểm tra hàng. Nếu máy là máy cũ, bạn phải có Giấy chứng nhận giám định chất lượng. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình kiểm tra thực tế diễn ra nhanh chóng, tránh bị phạt hoặc giữ hàng lâu dài.

5. Chi phí ủy thác nhập khẩu máy in công nghiệp được tính dựa trên tiêu chí nào?

Trả lời: Chi phí dịch vụ ủy thác nhập khẩu máy in công nghiệp thường được tính dựa trên ba tiêu chí chính: Giá trị lô hàng (tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị CIF), Tính phức tạp của thủ tục (máy cũ, máy cần công bố hợp quy), và Khối lượng hàng hóa (số lượng cont/cbm). Lựa chọn đơn vị ủy thác có kinh nghiệm xử lý các lô hàng máy in tương tự sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí và đảm bảo hiệu quả thông quan.

6. Thời gian thông quan trung bình cho lô hàng nhập khẩu máy in công nghiệp là bao lâu?

Trả lời: Thời gian thông quan lô hàng nhập khẩu máy in công nghiệp mới (Luồng Xanh) thường chỉ mất 1-2 ngày làm việc. Tuy nhiên, đối với lô hàng phức tạp (Luồng Vàng/Đỏ, máy cũ, hoặc cần công bố hợp quy máy in), quy trình có thể kéo dài hơn, từ 7 đến 15 ngày làm việc, tùy thuộc vào thời gian lấy kết quả kiểm tra chuyên ngành và tốc độ xử lý của cơ quan chức năng. Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian.

7. Cần phải nộp những chứng từ gốc nào cho Cơ quan Hải quan khi nhập khẩu máy in?

Trả lời: Ngoài tờ khai hải quan điện tử (VNACCS), doanh nghiệp cần trình các chứng từ gốc quan trọng cho Hải quan (nếu tờ khai rơi vào Luồng Vàng/Đỏ). Các chứng từ này bao gồm Commercial Invoice, Bill of Lading (hoặc Air Waybill), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế. Đối với máy in cũ, Giấy chứng nhận giám định về tuổi thọ và chất lượng là chứng từ gốc bắt buộc phải có.

Kết Luận và Lời Khuyên Chuyên Gia

Thủ tục nhập khẩu máy in công nghiệp đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và chuyên môn sâu về cả luật hải quan lẫn quy chuẩn kỹ thuật. Qua cẩm nang chi tiết này, bạn đã nắm được toàn bộ quy trình, từ khâu chuẩn bị chứng từ đến lúc thông quan.

Để đảm bảo lô hàng của bạn thành công 100%, chúng tôi xin tóm tắt lại 3 điểm mấu chốt quan trọng nhất mà bạn cần đặc biệt lưu tâm:

Mã HS là Cốt Lõi Chi Phí: Phải xác định chính xác mã HS máy in công nghiệp để tính toán Thuế Nhập khẩu, Thuế VAT và các khoản phí khác. Sự nhầm lẫn mã HS có thể dẫn đến việc truy thu thuế và phạt nặng từ Cơ quan Hải quan.
QCVN 118: Rào Cản Kỹ Thuật Bắt Buộc: Nếu máy in của bạn có tính năng điện tử hoặc vô tuyến, thủ tục công bố hợp quy máy in theo QCVN 118:2018/BTTTT là bắt buộc. Hãy tiến hành thử nghiệm và đăng ký hồ sơ song song với quá trình vận chuyển.
Máy Cũ (Đã Qua Sử Dụng) Đòi Hỏi Giám Định: Tuyệt đối không nhập máy in công nghiệp đã qua sử dụng mà không thẩm định trước năm sản xuất. Lô hàng máy cũ phải tuân thủ nghiêm ngặt Thông tư 23/2015/TT-BTTTT về tuổi thọ (không quá 10 năm) và chất lượng còn lại, nếu không sẽ bị buộc tái xuất.

Lời Khuyên Chuyên Gia: Chuẩn Bị Hồ Sơ Từ Sớm

Kinh nghiệm cho thấy, nguyên nhân lớn nhất gây chậm trễ trong quá trình thủ tục nhập khẩu máy in công nghiệp là do chuẩn bị hồ sơ không kịp thời.

Các chứng từ pháp lý như C/O, kết quả Giám định cho máy cũ, hay kết quả Công bố Hợp quy không thể hoàn thành trong một sớm một chiều. Do đó, ngay khi ký hợp đồng ngoại thương (P.O), bạn cần đồng thời:

Làm việc với nhà cung cấp về việc cung cấp C/O và các chứng chỉ kỹ thuật.
Lên kế hoạch đăng ký kiểm tra chuyên ngành ngay khi hàng sắp cập cảng.
Tuyển chọn đơn vị logistics/ủy thác uy tín để theo dõi sát sao hồ sơ và quy trình pháp lý.

Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo dòng chảy sản xuất không bị gián đoạn.

Liên hệ GCL Logistics ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về thủ tục nhập khẩu máy in công nghiệp – nhanh, đúng luật và tiết kiệm chi phí tối đa.

Hotline / Zalo: 0915.933.191
Website: https://gcllogistics.vn
Email: info@globalcom.vn