Thủ tục hải quan đối với hàng thương mại điện tử xuyên biên giới

1. Tổng quan về thủ tục hải quan cho hàng thương mại điện tử quốc tế

1.1 Thương mại điện tử xuyên biên giới là gì?

Thương mại điện tử xuyên biên giới (Cross-border E-commerce) là hình thức giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ thông qua các nền tảng trực tuyến, trong đó người mua và người bán thuộc các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác nhau. Thay vì chỉ mua sắm trong phạm vi nội địa, người tiêu dùng có thể tiếp cận nguồn hàng trên toàn cầu, từ sản phẩm thời trang, đồ điện tử, phụ tùng máy móc, cho đến thực phẩm đóng hộp, mỹ phẩm, và nhiều mặt hàng đặc thù khác.

Ví dụ điển hình về thương mại điện tử xuyên biên giới bao gồm:

• Mua sắm từ các sàn thương mại điện tử quốc tế như Amazon, eBay, AliExpress, Etsy, nơi người mua ở Việt Nam có thể đặt hàng trực tiếp từ Mỹ, Châu Âu, Trung Quốc hoặc bất kỳ quốc gia nào được người bán hỗ trợ vận chuyển.
• Mua hàng từ các trang web bán lẻ của thương hiệu nổi tiếng đặt trụ sở ở nước ngoài.
• Mua sắm qua các kênh bán lẻ online, mạng xã hội quốc tế, hoặc các trang thương mại điện tử phân phối toàn cầu.

Việc mở rộng không gian mua sắm vượt ra khỏi biên giới giúp người mua có nhiều lựa chọn hơn về giá cả, chất lượng, mẫu mã, và giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường toàn cầu mà không bị giới hạn bởi địa lý.

1.2 Vai trò của thủ tục hải quan trong TMĐT quốc tế

Thủ tục hải quan đóng vai trò “cửa ngõ” trong quá trình lưu thông hàng hóa giữa các quốc gia. Đối với thương mại điện tử xuyên biên giới, thủ tục hải quan đảm bảo:

• Đáp ứng quy định pháp lý: Mọi hàng hóa qua biên giới phải tuân thủ luật pháp, quy định hải quan, thuế quan, kiểm dịch, an toàn vệ sinh thực phẩm, kiểm định chất lượng, hoặc các tiêu chuẩn chuyên ngành khác. Việc thực hiện đúng thủ tục giúp đảm bảo hàng hóa được lưu thông hợp pháp.

• Kiểm soát rủi ro và an ninh: Hải quan có trách nhiệm ngăn chặn hàng lậu, hàng giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, hoặc các mặt hàng cấm (vũ khí, ma túy, động vật quý hiếm, …). Thủ tục hải quan giúp sàng lọc, kiểm tra, đảm bảo an ninh chuỗi cung ứng.

• Thu thuế và bảo vệ nền kinh tế: Thủ tục hải quan bao gồm khai báo thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế phí khác. Việc đóng thuế đúng mức không chỉ tuân thủ luật định, mà còn góp phần vào nguồn thu ngân sách của quốc gia.

• Tác động đến thời gian và chi phí: Nếu thủ tục hải quan không được chuẩn bị kỹ lưỡng, hàng hóa có thể bị giữ lại, kiểm tra bổ sung, phát sinh phí lưu kho, làm chậm trễ giao nhận. Ngược lại, nếu tuân thủ đúng quy trình, việc thông quan trở nên nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa trải nghiệm mua hàng quốc tế.

1.3 Các văn bản pháp lý và cơ quan quản lý liên quan

Để thực hiện đúng thủ tục hải quan cho hàng thương mại điện tử xuyên biên giới, cần nắm rõ các quy định pháp lý và biết đến cơ quan quản lý có thẩm quyền:

• Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn:
  

  Tại Việt Nam, Luật Hải quan quy định nền tảng pháp lý cho hoạt động kiểm tra, giám sát, kiểm soát và thu thuế hàng hóa xuất nhập khẩu. Kèm theo đó là hệ thống thông tư, nghị định, quyết định hướng dẫn thi hành, giúp làm rõ hơn cách áp dụng luật vào từng trường hợp cụ thể.

• Các thông tư, nghị định chuyên ngành:
  

  Ngoài Luật Hải quan, một số mặt hàng có thể chịu sự quản lý của các bộ, ngành liên quan. Ví dụ, hàng mỹ phẩm, thực phẩm chức năng có thể phải tuân thủ quy định của Bộ Y tế; hàng điện tử có thể cần giấy phép từ Bộ Thông tin và Truyền thông; hàng xuất xứ động thực vật cần kiểm dịch theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

• Cơ quan quản lý liên quan:

  • Tổng cục Hải quan (thuộc Bộ Tài Chính): Cơ quan đứng đầu trong việc kiểm soát, thông quan hàng hóa, thu thuế và hướng dẫn thực hiện các quy trình thủ tục hải quan. Tổng cục Hải quan liên tục cập nhật quy định, triển khai các hệ thống khai báo điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp và người nhập khẩu.
  • Bộ Tài Chính: Chịu trách nhiệm về chính sách thuế, phí và các vấn đề tài chính liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
  • Bộ Công Thương: Phụ trách quản lý chính sách ngoại thương, cấp giấy phép xuất nhập khẩu cho một số mặt hàng thuộc diện quản lý.
  • Ngoài ra, các bộ, ngành chuyên trách khác có thể ban hành quy định nhập khẩu đối với hàng chuyên ngành: Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Y tế, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, v.v.

Việc hiểu rõ các quy định pháp lý và biết cơ quan nào phụ trách từng bước thủ tục sẽ giúp bạn chủ động trong quá trình khai báo hải quan, hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.

2. Chuẩn bị trước khi nhập hàng

2.1 Xác định loại hàng hóa và chính sách nhập khẩu

Trước khi đặt mua bất kỳ mặt hàng nào từ nước ngoài, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ loại hàng hóa muốn nhập khẩu. Tùy từng loại hàng, quy định hải quan và chính sách nhập khẩu sẽ khác nhau:

• Hàng hóa bị hạn chế hoặc cấm nhập khẩu:
  

  Một số mặt hàng có thể bị hạn chế hoặc cấm nhập theo luật pháp Việt Nam. Ví dụ: hàng hóa vi phạm sở hữu trí tuệ, hàng giả, hàng hóa gây nguy hại cho môi trường, an ninh quốc gia, vũ khí, ma túy, tài liệu phản động. Bạn cần kiểm tra danh mục này trên trang web chính thức của Tổng cục Hải quan hoặc liên hệ cơ quan chức năng để tránh vi phạm.

• Hàng hóa cần kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng:
  

  Những mặt hàng nông sản, thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, động thực vật... thường phải trải qua kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng theo quy định của Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Công Thương, hoặc Bộ Khoa học và Công nghệ. Kiểm tra trước yêu cầu đối với sản phẩm này sẽ giúp bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ (chứng nhận chất lượng, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, v.v.).

• Hàng hóa cần giấy phép chuyên ngành:
  

  Một số mặt hàng nhất định (ví dụ: thiết bị phát sóng, hàng công nghệ thông tin đặc biệt, hóa chất công nghiệp, dược phẩm) có thể yêu cầu giấy phép nhập khẩu từ cơ quan quản lý chuyên ngành. Việc xác định trước giúp bạn xin giấy phép kịp thời, tránh hàng bị giữ lại hoặc không thông quan.

2.2 Tra cứu mã HS (Harmonized System Code)

Mã HS (Harmonized System Code) là hệ thống mã số thống nhất quốc tế phân loại hàng hóa. Xác định chính xác mã HS là bước quan trọng để tính thuế và áp dụng các chính sách nhập khẩu đúng đắn.

• Cách tra cứu mã HS:
  

  Bạn có thể tra cứu mã HS thông qua biểu thuế nhập khẩu do Bộ Tài chính/Tổng cục Hải quan công bố, hoặc sử dụng các công cụ tra cứu online. Một số trang web, ứng dụng di động, hoặc liên hệ trực tiếp với chuyên gia hải quan có thể giúp bạn tìm mã HS chính xác.

• Quan trọng của mã HS đúng:
  

  Nhập sai mã HS có thể dẫn đến áp sai thuế suất, bị phạt, thậm chí đình chỉ thông quan. Vì vậy, bạn nên dành thời gian tìm mã HS kỹ lưỡng hoặc nhờ hỗ trợ từ các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu có kinh nghiệm.

2.3 Ước tính thuế và chi phí

Một trong những vấn đề người mua hàng quốc tế quan tâm là chi phí tổng thể. Ngoài giá trị hàng hóa và phí vận chuyển do nhà cung cấp nước ngoài đề xuất, bạn cần tính thêm:

• Thuế nhập khẩu:
  

  Thuế nhập khẩu áp dụng theo biểu thuế hiện hành tùy thuộc vào mã HS và xuất xứ hàng hóa. Có thể tham khảo biểu thuế do Bộ Tài chính ban hành.

• Thuế giá trị gia tăng (VAT):
  

  Hàng nhập khẩu thường chịu thuế VAT, thường là 10% tính trên giá trị tính thuế (bao gồm giá trị hàng hóa + thuế nhập khẩu).

• Phí hải quan và phụ phí khác:
  

  Ngoài thuế, bạn có thể phải trả các khoản phí như phí làm thủ tục thông quan, phí kiểm hóa (nếu có), phí lưu kho (nếu hàng bị giữ vì thủ tục chậm trễ), và các phụ phí do bên vận chuyển quốc tế đề xuất.

• Chi phí vận chuyển nội địa:
  

  Sau khi thông quan, bạn có thể phải chi trả phí vận chuyển từ cảng, sân bay về kho hàng hoặc địa chỉ nhận hàng trong nước.

Để tránh bất ngờ về chi phí, bạn nên ước tính tổng thể trước khi quyết định đặt hàng.

2.4 Lựa chọn đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín

Đơn vị vận chuyển có vai trò rất quan trọng trong việc đưa hàng từ nước ngoài về đến địa chỉ của bạn. Khi lựa chọn, hãy cân nhắc:

• Các đơn vị vận chuyển phổ biến:
  

  Những hãng tên tuổi như DHL, FedEx, UPS, EMS thường cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế nhanh, chuyên nghiệp, có kinh nghiệm hỗ trợ thủ tục hải quan.

  • DHL: Mạng lưới toàn cầu rộng, xử lý nhanh, nhiều dịch vụ cộng thêm.
  • FedEx: Nổi tiếng về tốc độ giao hàng, công nghệ theo dõi lô hàng hiện đại.
  • UPS: Uy tín lâu năm, dịch vụ đa dạng, hỗ trợ hải quan tốt.
  • EMS (Bưu điện): Chi phí thường thấp hơn, tuy nhiên thời gian giao hàng có thể lâu và hỗ trợ thủ tục hải quan ít linh hoạt hơn.

• Thời gian giao hàng:
  

  Nếu bạn cần hàng nhanh, hãy chọn hãng có thời gian giao hàng cam kết và dịch vụ hỗ trợ thông quan ưu tiên. FedEx, DHL thường có tùy chọn giao nhanh (Express) với chi phí cao hơn nhưng đảm bảo thời gian.

• Hỗ trợ thủ tục hải quan:
  

  Một số đơn vị vận chuyển quốc tế có dịch vụ hỗ trợ khai báo hải quan, hướng dẫn khách hàng hoàn thiện chứng từ, thông quan nhanh chóng. Chọn đơn vị có dịch vụ này sẽ giúp bạn giảm bớt khó khăn.

• Chi phí vận chuyển:
  

  So sánh bảng giá, cân nhắc giữa tốc độ, chất lượng dịch vụ và chi phí. Đôi khi chọn dịch vụ có hỗ trợ khai báo hải quan tốt, chi phí vận chuyển cao hơn một chút nhưng lại tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro.

Tóm lại, chuẩn bị trước khi nhập hàng là bước nền tảng giúp bạn tránh những rắc rối và chi phí phát sinh không đáng có. Bằng cách xác định rõ loại hàng, tra cứu mã HS, ước tính thuế phí, và lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, bạn sẽ tạo tiền đề để quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, đúng quy định và tối ưu về chi phí.

3. Chuẩn bị hồ sơ chứng từ cần thiết

3.1 Các loại chứng từ cơ bản

Trước khi tiến hành khai báo hải quan và thông quan hàng hóa, việc chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ là bước không thể thiếu. Một bộ chứng từ cơ bản thường gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
  

  Đây là chứng từ quan trọng thể hiện giao dịch mua bán quốc tế, trong đó ghi rõ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, giá trị tổng cộng, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng (Incoterms). Hóa đơn thương mại là cơ sở để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế và kiểm tra tính hợp lệ của lô hàng.

• Phiếu đóng gói (Packing List):
  

  Phiếu đóng gói cung cấp thông tin chi tiết về cách đóng gói hàng hóa: số kiện, trọng lượng, kích thước, loại bao bì. Điều này giúp hải quan, đơn vị vận chuyển và người nhận hàng dễ dàng kiểm tra, phân loại và xử lý lô hàng, đặc biệt hữu ích khi hàng bị yêu cầu kiểm tra thực tế.

• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill):
  

  Vận đơn là chứng từ do hãng vận chuyển phát hành, xác nhận việc đã nhận hàng để vận chuyển và giao tới người nhận.

  • Bill of Lading (B/L) thường được sử dụng cho vận tải đường biển.
  • Air Waybill (AWB) dùng cho vận tải đường hàng không.
    

    Vận đơn thể hiện các thông tin về hãng vận chuyển, số hiệu chuyến, người gửi, người nhận, cảng hoặc sân bay đến, và số lượng hàng hóa. Vận đơn thường là căn cứ để nhận hàng sau khi thông quan.

• Chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu cần):
  

  Chứng nhận xuất xứ là tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Tùy từng loại sản phẩm hoặc theo yêu cầu của hiệp định thương mại song phương, đa phương (FTA), việc có C/O có thể giúp bạn hưởng ưu đãi thuế quan hoặc xác minh tính hợp pháp của hàng. Nếu mặt hàng thuộc diện cần C/O, hãy đảm bảo xin đúng loại C/O (ví dụ: Form A, Form E, Form D…) và kiểm tra các quy định liên quan trước khi nhập.

3.2 Lưu ý về thông tin trên chứng từ

Khi chuẩn bị bộ chứng từ, tính chính xác và minh bạch của thông tin là yếu tố then chốt:

• Kiểm tra tên hàng:
  

  Tên hàng trên các chứng từ phải thống nhất với nhau và mô tả rõ ràng, tránh dùng các thuật ngữ mập mờ hoặc tên gọi không thống nhất.

• Số lượng và trọng lượng:
  

  Số lượng hàng hóa trên Hóa đơn, Phiếu đóng gói, và Vận đơn cần trùng khớp. Nếu có bất kỳ sự sai lệch nào, bạn có thể bị yêu cầu giải trình hoặc thậm chí bị nghi ngờ về gian lận.

• Trị giá hàng hóa:
  

  Giá trị ghi trên Hóa đơn thương mại phải phản ánh đúng giá mua bán thực tế. Trị giá này là cơ sở để cơ quan hải quan tính thuế. Nếu giá trị không hợp lý hoặc quá chênh lệch so với giá thị trường, hải quan có thể yêu cầu xuất trình thêm chứng từ chứng minh, kiểm tra chi tiết hơn.

• Mã HS và thông tin mô tả hàng hóa:
  

  Phải thống nhất mã HS trên Hóa đơn thương mại với mã HS bạn đã tra cứu trước đó. Thông tin mô tả sản phẩm cũng nên rõ ràng và phù hợp để tránh bị phân luồng kiểm tra hoặc tính sai thuế.

• Thông tin người bán và người mua:
  

  Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của người bán và người mua phải chính xác, đầy đủ. Nếu không, việc liên hệ khi cần bổ sung chứng từ hoặc trao đổi thông tin có thể gặp khó khăn.

Việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ, chi tiết và chính xác giúp bạn rút ngắn thời gian thông quan, giảm thiểu rủi ro bị lưu kho, kiểm tra bổ sung. Điều này đảm bảo quá trình nhập hàng diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế các phát sinh không đáng có.

4. Khai báo hải quan điện tử

4.1 Hệ thống VNACCS/VCIS

VNACCS (Vietnam Automated Cargo Clearance System) và VCIS (Vietnam Customs Intelligence System) là hai hệ thống điện tử do Tổng cục Hải quan Việt Nam phát triển và triển khai, nhằm tự động hóa và đơn giản hóa quy trình thông quan hàng hóa. Thông qua việc sử dụng các hệ thống này, doanh nghiệp, cá nhân nhập khẩu có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và hạn chế các thủ tục giấy tờ phức tạp.

• Đăng nhập và sử dụng:
  

  Để sử dụng hệ thống, bạn cần đăng ký tài khoản với cơ quan hải quan và được cấp mã số doanh nghiệp/mã số thuế. Sau khi có tài khoản, bạn truy cập vào cổng thông tin hải quan điện tử (thường là thông qua trang web chính thức của Tổng cục Hải quan hoặc cổng dịch vụ công), đăng nhập và lựa chọn chức năng “Khai báo hải quan” hoặc “Nhập tờ khai”.

• Lợi ích:
  

  Hệ thống VNACCS/VCIS cho phép khai báo thông tin lô hàng, chứng từ kèm theo, tra cứu mã HS, áp mã biểu thuế nhanh chóng. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ việc phân luồng tự động, giảm thiểu thời gian phê duyệt thủ tục so với hình thức khai báo giấy truyền thống.

4.2 Điền thông tin tờ khai

Khi bắt đầu nhập dữ liệu trên hệ thống VNACCS, bạn cần điền đúng và đủ các thông tin cần thiết. Một số lưu ý:

• Mã HS:
  

  Nhập chính xác mã HS đã tra cứu trước đó. Mã HS quyết định thuế suất và chính sách nhập khẩu áp dụng cho mặt hàng. Nếu không chắc chắn, bạn có thể sử dụng tính năng tra cứu trực tiếp trên hệ thống hoặc hỏi ý kiến chuyên gia.

• Trị giá hàng và đơn vị tính:
  

  Nhập trị giá hàng dựa trên Hóa đơn thương mại. Đơn vị tính (kg, cái, mét, lít…) phải trùng khớp với thông tin trên chứng từ. Trị giá này được sử dụng để tính thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế phí khác.

• Biểu thuế:
  

  Hệ thống VNACCS sẽ tự động áp thuế dựa trên mã HS bạn nhập. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra xem thuế suất, thuế nhập khẩu, thuế VAT có đúng với thông tin bạn đã tìm hiểu trước đó hay không. Nếu thấy bất thường, cần rà soát và chỉnh sửa mã HS hoặc thông tin liên quan.

• Thông tin người bán, người mua, điều kiện giao hàng (Incoterms):
  

  Điền đầy đủ thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW…) để hệ thống xác định chính xác giá tính thuế và các chi phí liên quan.

• Thông tin vận chuyển và chứng từ:
  

  Nhập số Vận đơn (B/L hoặc AWB), tên hãng vận chuyển, ngày vận chuyển, cảng/sân bay đến. Đính kèm (upload) hoặc nhập tham chiếu các chứng từ khác nếu hệ thống yêu cầu.

4.3 Kiểm tra và gửi tờ khai

Trước khi gửi tờ khai điện tử đi, bạn cần rà soát cẩn thận để tránh sai sót:

• Rà soát lỗi và chỉnh sửa:
  

  Kiểm tra lại từng trường thông tin: mã HS, trị giá, số lượng, đơn vị tính, tên hàng, nước xuất xứ, thuế suất. Đảm bảo chúng khớp với bộ chứng từ (Invoice, Packing List, C/O, B/L) và kết quả tra cứu trước đó.
  

  Nếu phát hiện sai sót, bạn có thể chỉnh sửa ngay trên hệ thống trước khi bấm gửi.

• Gửi tờ khai và xác nhận:
  

  Sau khi kiểm tra kỹ, nhấn nút “Gửi” để hệ thống tiếp nhận tờ khai. Hệ thống sẽ trả về một thông báo xác nhận, mã số tờ khai. Hãy lưu lại mã này để tiện theo dõi lô hàng và tình trạng phân luồng.

• Phản hồi và theo dõi:
  

  Trong thời gian chờ phản hồi, bạn có thể theo dõi tình trạng tờ khai qua hệ thống. Nếu tờ khai được phân luồng xanh, hàng hóa có thể được thông quan nhanh. Nếu luồng vàng hoặc đỏ, bạn có thể sẽ phải bổ sung hồ sơ hoặc hợp tác với hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa.

Tóm lại, việc khai báo hải quan điện tử trên VNACCS/VCIS giúp quy trình thông quan diễn ra thuận tiện và minh bạch hơn. Bằng cách nhập thông tin chính xác, kiểm tra cẩn thận và lưu trữ mã tờ khai, bạn có thể giảm thiểu rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình nhập khẩu hàng hóa thương mại điện tử xuyên biên giới.

5. Nộp thuế và lệ phí hải quan

5.1 Tính thuế và tra cứu biểu thuế

Sau khi hoàn tất khai báo hải quan, bước tiếp theo là xác định số thuế và lệ phí phải nộp. Các loại thuế chính bao gồm:

• Thuế nhập khẩu:
  

  Mức thuế nhập khẩu phụ thuộc vào mã HS và xuất xứ của hàng hóa. Bạn cần tra cứu biểu thuế do Bộ Tài chính/Tổng cục Hải quan ban hành để biết thuế suất cụ thể. Ví dụ, một số mặt hàng từ quốc gia có hiệp định thương mại ưu đãi với Việt Nam có thể được hưởng thuế suất ưu đãi thấp hơn.

• Thuế Giá trị gia tăng (VAT):
  

  Hàng nhập khẩu thường phải chịu VAT (thông thường là 10%, tùy nhóm hàng). VAT được tính trên giá trị tính thuế nhập khẩu cộng thuế nhập khẩu (nếu có).

• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có):
  

  Áp dụng cho một số hàng hóa đặc thù như rượu, bia, thuốc lá, ô tô, xăng dầu,... Nếu mặt hàng của bạn thuộc diện này, hãy tra cứu thêm trong biểu thuế tiêu thụ đặc biệt và tính toán đúng số thuế phải nộp.

Để tra cứu biểu thuế, bạn có thể:

• Sử dụng các công cụ tra cứu online của Tổng cục Hải quan.
• Tìm các tài liệu, file PDF biểu thuế mới nhất được cập nhật trên website chính thức của Bộ Tài chính hoặc Tổng cục Hải quan.
• Tham khảo tư vấn từ đại lý hải quan hoặc chuyên gia XNK nếu còn vướng mắc.

5.2 Phương thức thanh toán thuế

Khi đã xác định được số thuế phải nộp, bạn có thể tiến hành thanh toán theo nhiều phương thức linh hoạt:

• Nộp thuế online qua cổng thanh toán hải quan:
  

  Cổng thanh toán điện tử của hải quan cho phép bạn nộp thuế trực tiếp bằng thẻ ngân hàng, Internet Banking, hoặc ví điện tử. Cách này giúp tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa thủ tục, tránh việc phải đi lại.

• Chuyển khoản ngân hàng:
  

  Bạn có thể chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp hoặc cá nhân sang tài khoản thu ngân sách nhà nước theo hướng dẫn của cơ quan hải quan. Ghi rõ nội dung nộp thuế, số tờ khai để giao dịch được xác nhận chính xác.

• Nộp trực tiếp tại quầy giao dịch ngân hàng hoặc kho bạc:
  

  Nếu không quen giao dịch online, bạn có thể đến ngân hàng thương mại hoặc kho bạc nhà nước làm thủ tục nộp thuế trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tại quầy.

5.3 Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước

Sau khi hoàn tất thanh toán, bạn sẽ nhận được Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Giấy tờ này là bằng chứng xác nhận bạn đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đối với lô hàng nhập khẩu.

• Lưu trữ cẩn thận:
  

  Hãy lưu giữ giấy nộp tiền (bản giấy hoặc bản in xác nhận giao dịch online) cùng với các chứng từ nhập khẩu khác. Trong trường hợp hải quan hoặc cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra sau thông quan, bạn sẽ có đầy đủ bằng chứng để chứng minh nghĩa vụ thuế đã hoàn thành.

• Tra cứu thông tin nộp thuế:
  

  Bạn cũng có thể tra cứu giao dịch nộp thuế trên hệ thống điện tử của hải quan hoặc ngân hàng. Điều này giúp bạn chủ động kiểm tra tình trạng thuế, tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót nghĩa vụ phải nộp.

Tóm lại, quá trình nộp thuế và lệ phí hải quan không chỉ đơn thuần là một bước thủ tục, mà còn đảm bảo bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro vi phạm, đồng thời thúc đẩy hàng hóa thông quan nhanh chóng, thuận lợi.

6. Quy trình kiểm tra, phân luồng và thông quan

6.1 Phân luồng tờ khai (Xanh - Vàng - Đỏ)

Sau khi bạn nộp tờ khai và hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan hải quan sẽ tự động phân luồng hàng hóa dựa trên thông tin tờ khai, lịch sử nhập khẩu, hồ sơ doanh nghiệp và nhiều yếu tố khác. Có 3 luồng kiểm tra chính:

• Luồng Xanh:
  

  Đây là luồng “thông thoáng” nhất. Nếu tờ khai được phân vào luồng xanh, bạn không cần bổ sung hồ sơ giấy hay kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng hóa sẽ nhanh chóng được thông quan, tiết kiệm thời gian và chi phí.

  • Yêu cầu về hồ sơ: Không phải nộp hồ sơ giấy.
  • Thời gian xử lý: Nhanh chóng, chỉ cần xác nhận tờ khai và lấy hàng.

• Luồng Vàng:
  

  Nếu luồng vàng, bạn phải xuất trình bộ hồ sơ giấy (Invoice, Packing List, B/L, C/O, chứng từ khác) cho hải quan kiểm tra. Tuy không phải kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng hải quan sẽ xem xét tính hợp lệ của bộ chứng từ.

  • Yêu cầu về hồ sơ: Nộp hồ sơ giấy, chứng từ đầy đủ.
  • Thời gian xử lý: Tùy thuộc vào việc hồ sơ có chuẩn và rõ ràng không. Nếu không có sai sót, quá trình vẫn khá nhanh.

• Luồng Đỏ:
  

  Đây là luồng yêu cầu kiểm tra chặt chẽ nhất. Ngoài việc xuất trình hồ sơ giấy như luồng vàng, bạn còn phải mang hàng hóa đến kiểm tra thực tế. Hải quan có thể mở kiện hàng, kiểm tra mẫu mã, số lượng, đối chiếu thông tin trên chứng từ.

  • Yêu cầu về hồ sơ: Nộp hồ sơ giấy hoàn chỉnh.
  • Thời gian xử lý: Lâu hơn do cần sắp xếp thời gian kiểm tra thực tế hàng, phối hợp với cán bộ hải quan tại cảng hoặc kho.

6.2 Kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa (nếu bị luồng đỏ)

Khi lô hàng của bạn bị phân luồng đỏ, điều đó có nghĩa là hải quan muốn chắc chắn rằng mô tả trên chứng từ khớp với hàng thực tế. Lúc này:

• Cách chuẩn bị hàng để kiểm tra:

  • Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng tiếp cận và kiểm đếm.
  • Chuẩn bị sẵn các dụng cụ, nhân công cần thiết để mở kiện hàng.
  • Kiểm tra trước xem hàng đã đúng với khai báo không (số lượng, mẫu mã, nhãn mác).

• Làm việc với cán bộ hải quan tại cảng/kho:

  • Khi cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra, hãy cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ bản gốc.
  • Hợp tác, trả lời trung thực và rõ ràng mọi câu hỏi.
  • Nếu có vướng mắc, đề nghị giải thích cụ thể và hỏi cách khắc phục (nếu phát hiện sai sót).

Quá trình kiểm tra thực tế hàng hóa dù phức tạp nhưng là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của thông tin khai báo.

6.3 Hoàn tất thông quan

Sau khi vượt qua giai đoạn kiểm tra phân luồng, hồ sơ và hàng hóa đều được hải quan chấp nhận, bạn sẽ nhận được xác nhận thông quan:

• Xác nhận hoàn tất thủ tục:
  

  Hệ thống VNACCS/VCIS sẽ cập nhật trạng thái tờ khai. Đối với luồng xanh, thông quan gần như tự động; với luồng vàng/đỏ, sau khi kiểm tra xong và không có vi phạm, tờ khai cũng sẽ chuyển về trạng thái thông quan.

• Nhận tờ khai thông quan điện tử:
  

  Tờ khai điện tử được xác nhận thông quan chính là cơ sở pháp lý cho phép bạn lấy hàng ra khỏi cảng, sân bay hoặc kho ngoại quan.

  • In tờ khai điện tử (nếu cần) hoặc lưu dưới dạng file PDF.
  • Cung cấp cho đơn vị logistics, kho vận để nhận hàng.

Khi đã hoàn tất thông quan, bạn có thể tiến hành nhận hàng, vận chuyển về kho hoặc địa chỉ đích, chính thức khép lại quá trình nhập khẩu xuyên biên giới thông qua thương mại điện tử.

Tóm lại, quy trình kiểm tra, phân luồng và thông quan là bước quan trọng trong xuất nhập khẩu. Hiểu rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ và hàng hóa chu đáo sẽ giúp bạn ứng phó linh hoạt với các luồng kiểm tra, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hàng hóa đến tay nhanh chóng, hợp pháp.

7. Nhận hàng và lưu trữ chứng từ sau thông quan

7.1 Lấy hàng tại kho hoặc đơn vị vận chuyển

Sau khi lô hàng của bạn đã được thông quan, bước tiếp theo là nhận hàng thực tế. Tùy thuộc vào thỏa thuận vận chuyển, hàng hóa có thể được lưu giữ tại cảng, sân bay, kho ngoại quan hoặc kho của đơn vị vận chuyển quốc tế.

• Giấy tờ cần xuất trình:

  • CMND/CCCD hoặc hộ chiếu: Đây là giấy tờ tùy thân để xác minh danh tính người đến nhận hàng.
  • Giấy ủy quyền (nếu cần): Trong trường hợp người nhận hàng không phải là chính chủ trên giấy tờ khai báo, cần giấy ủy quyền hợp lệ từ chủ hàng, có xác nhận, đóng dấu (nếu là doanh nghiệp).
  • Tờ khai thông quan hoặc mã tờ khai: Bản in hoặc số tờ khai thông quan điện tử để chứng minh lô hàng đã hoàn tất thủ tục hải quan.
  • Chứng từ vận chuyển (Bill of Lading/Air Waybill) và các hóa đơn liên quan: Đối chiếu với đơn vị kho vận để xác nhận quyền sở hữu và khớp thông tin.

Khi cung cấp đầy đủ và chính xác các giấy tờ trên, bạn sẽ được hướng dẫn tiến hành các thủ tục nội bộ tại kho hoặc đơn vị vận chuyển. Quá trình này thường diễn ra nhanh chóng nếu bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng, tránh mất thời gian tìm kiếm, bổ sung giấy tờ.

7.2 Lưu trữ chứng từ hải quan và hóa đơn thuế

Việc lưu trữ chứng từ sau thông quan không chỉ mang tính thủ tục đơn thuần, mà còn có vai trò quan trọng trong quản lý rủi ro và tuân thủ pháp luật dài hạn.

• Tầm quan trọng của việc lưu giữ:

  • Kiểm tra sau thông quan: Cơ quan hải quan có thể tiến hành kiểm tra sau thông quan bất kỳ lúc nào trong thời hạn luật định. Việc có đầy đủ chứng từ (tờ khai, hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ, giấy nộp thuế…) sẽ giúp bạn chứng minh tính hợp pháp của giao dịch, tránh bị xử phạt.
  • Kiểm toán nội bộ và kế toán: Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng từ để phục vụ kiểm toán tài chính, khai báo thuế doanh nghiệp, xác nhận chi phí hợp lý.
  • Giải quyết tranh chấp: Nếu xảy ra bất đồng, tranh chấp với nhà cung cấp, hãng vận chuyển, hoặc thậm chí với cơ quan chức năng, việc có đầy đủ chứng từ lưu trữ giúp bạn bảo vệ quyền lợi.

• Thời gian lưu trữ và hướng dẫn quản lý:

  • Thông thường, theo quy định pháp luật, chứng từ hải quan nên được lưu trữ ít nhất từ 5 - 10 năm. Bạn cần kiểm tra quy định hiện hành để áp dụng đúng.
  • Sắp xếp chứng từ theo từng lô hàng, năm nhập khẩu, hoặc mã tờ khai để dễ tra cứu.
  • Lưu trữ bản cứng (bản giấy) và bản mềm (dạng scan, PDF) để đảm bảo an toàn. Bản mềm nên được lưu trên hệ thống máy tính, ổ cứng ngoại vi, hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn.
  • Thiết lập quy trình quản lý hồ sơ nội bộ, phân quyền truy cập cho nhân sự liên quan. Đảm bảo rằng khi cần kiểm tra, bạn có thể tìm thấy chứng từ nhanh chóng và chính xác.

Tóm lại, việc nhận hàng sau thông quan và lưu trữ chứng từ là bước cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng thương mại điện tử xuyên biên giới. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi lấy hàng, cũng như duy trì việc lưu giữ chứng từ lâu dài, sẽ giúp bạn yên tâm về tính hợp pháp, minh bạch và sẵn sàng đối phó với mọi kiểm tra, tranh chấp trong tương lai.

8. Xử lý sự cố và tình huống phát sinh

8.1 Hàng bị tạm giữ, thiếu chứng từ

Khi lô hàng của bạn bị tạm giữ do thiếu chứng từ hoặc vấn đề liên quan đến khai báo, bạn cần xử lý nhanh chóng để tránh kéo dài thời gian và phát sinh chi phí lưu kho.

• Nguyên nhân hàng bị tạm giữ:

  • Thiếu các chứng từ cần thiết như Hóa đơn thương mại (Invoice), Vận đơn (B/L hoặc AWB), Packing List, hoặc Chứng nhận xuất xứ (C/O).
  • Khai báo thông tin không khớp giữa tờ khai và thực tế (ví dụ: mã HS, số lượng, giá trị hàng hóa không chính xác).
  • Hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành nhưng chưa nộp đầy đủ giấy phép hoặc kết quả kiểm tra.

• Cách xử lý:

  • Liên hệ ngay với cơ quan hải quan:
    

    Gọi hoặc trực tiếp đến chi cục hải quan nơi lô hàng của bạn được xử lý. Cung cấp mã tờ khai và thông tin lô hàng để được hướng dẫn chi tiết về nguyên nhân và các chứng từ cần bổ sung.

  • Chuẩn bị và bổ sung hồ sơ:
    

    Đảm bảo tất cả giấy tờ được chỉnh sửa hoặc bổ sung đúng theo yêu cầu của hải quan. Đối với chứng từ bị thiếu, bạn cần liên hệ nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển hoặc cơ quan cấp giấy chứng nhận liên quan (nếu cần).

  • Hạn chế lỗi tiếp theo:
    

    Rà soát kỹ các thông tin để đảm bảo các chứng từ khớp nhau. Ví dụ: mã HS, số lượng, trọng lượng, giá trị phải thống nhất trên Invoice, Packing List, và Vận đơn.

8.2 Khiếu nại hoặc xin hỗ trợ tư vấn

Trong một số trường hợp, bạn có thể không đồng ý với quyết định của cơ quan hải quan hoặc gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề.

• Khiếu nại với cơ quan hải quan:

  • Quyền khiếu nại: Theo Luật Hải quan, bạn có quyền khiếu nại nếu quyết định hoặc hành động của cơ quan hải quan ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của bạn.
  • Hình thức khiếu nại: Gửi đơn khiếu nại trực tiếp hoặc qua email đến chi cục hải quan quản lý tờ khai của bạn. Hãy chuẩn bị đầy đủ các tài liệu chứng minh, lý do rõ ràng và yêu cầu giải quyết cụ thể.
  • Thời hạn xử lý: Hải quan thường có thời hạn trả lời rõ ràng trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được đơn khiếu nại.

• Xin hỗ trợ tư vấn:

  • Liên hệ đội hỗ trợ khách hàng của chi cục hải quan hoặc qua tổng đài của Tổng cục Hải quan Việt Nam (số điện thoại được công bố trên trang web chính thức).
  • Tìm đến các đơn vị dịch vụ hải quan, đại lý XNK chuyên nghiệp để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả.

8.3 Giải quyết việc chậm trễ, phí lưu kho

Hàng bị chậm thông quan hoặc tạm giữ lâu ngày có thể phát sinh phí lưu kho, lưu bãi và các chi phí khác, gây tăng đáng kể tổng chi phí nhập khẩu. Để giảm thiểu tổn thất:

• Phân tích nguyên nhân chậm trễ:
  

  Xác định rõ vấn đề dẫn đến chậm trễ: thiếu chứng từ, sai thông tin tờ khai, hoặc vướng mắc từ phía nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển. Hãy giải quyết vấn đề tận gốc để tránh kéo dài thêm.

• Thương lượng với hãng vận chuyển:

  • Đối với phí lưu kho, lưu bãi, bạn có thể yêu cầu giảm phí hoặc gia hạn thời gian thanh toán. Một số đơn vị vận chuyển có chính sách hỗ trợ phí này nếu vấn đề chậm trễ không xuất phát từ lỗi của bạn.
  • Thảo luận để ưu tiên xử lý nhanh các bước còn lại nhằm đưa hàng ra khỏi kho sớm nhất.

• Tìm giải pháp giảm chi phí:

  • Sử dụng dịch vụ môi giới hải quan hoặc đại lý hải quan để tăng tốc độ giải quyết.
  • Nếu phí lưu kho quá cao, cân nhắc chuyển hàng qua kho ngoại quan gần địa điểm nhận hàng để giảm bớt chi phí vận chuyển nội địa sau này.

Tóm lại, xử lý sự cố trong quá trình thông quan là một kỹ năng quan trọng trong thương mại điện tử xuyên biên giới. Bằng cách chủ động liên hệ cơ quan hải quan, bổ sung hồ sơ nhanh chóng, khiếu nại hoặc thương lượng hợp lý, bạn có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro phát sinh.

9. Kinh nghiệm thực tế và mẹo hữu ích

9.1 Chọn đối tác logistics chuyên xử lý TMĐT quốc tế

Một đối tác logistics tốt sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề trong quá trình vận chuyển và thông quan, đặc biệt với các giao dịch thương mại điện tử xuyên biên giới. Khi chọn đối tác, hãy cân nhắc:

• Kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại điện tử quốc tế:
  

  Chọn các đơn vị có chuyên môn về xử lý hàng hóa TMĐT, như DHL, FedEx, UPS, hoặc các đơn vị logistics trong nước có hợp tác quốc tế.

• Dịch vụ hỗ trợ thông quan:
  

  Đối tác nên cung cấp dịch vụ hỗ trợ thủ tục hải quan như khai báo điện tử, tư vấn mã HS, xử lý chứng từ, hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

• Thời gian giao hàng:
  

  Đối với TMĐT, thời gian giao hàng đóng vai trò quan trọng. Chọn đơn vị có khả năng giao hàng nhanh và đúng hạn.

• Chi phí hợp lý:
  

  So sánh chi phí giữa các đơn vị vận chuyển, đảm bảo cân bằng giữa giá cả và chất lượng dịch vụ.

Lựa chọn đối tác logistics uy tín không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn tối ưu hóa thời gian và chi phí vận chuyển, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng.

9.2 Kiểm tra chính sách hải quan trước khi mua

Trước khi đặt hàng từ nước ngoài, hãy tìm hiểu kỹ các chính sách hải quan áp dụng cho mặt hàng của bạn. Điều này giúp bạn tránh những rắc rối khi thông quan.

• Hạn chế mặt hàng nhập khẩu:
  

  Một số mặt hàng bị hạn chế hoặc cấm nhập khẩu theo quy định của pháp luật, như hàng hóa nguy hiểm, vũ khí, ma túy, hoặc hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ. Kiểm tra danh mục cấm nhập khẩu trước khi mua.

• Hạn mức giá trị miễn thu